Lepingu sõlmimine ja aruandlus

Enne õpirännet edastab kõrgkool stipendiaatide andmed sihtasutusele Archimedes kuu 10-ndaks kuupäevaks. Sihtasutus võtab stipendiaatidega ühendust ning stipendiaat täidab taotlussüsteemis (www.archimedes.ee/taotlused) õpirände andmiku ning esitab vajalikud õpirände dokumendid:

  • üritusel osalemise korral ürituse programm või juhendaja/otsese juhi poolt allkirjaga kinnitatud individuaalne tööplaan, kui õpirände eesmärgiks on erialane iseseisev töö, sh raamatukogus töötamine. Kui stipendiaadile ei ole juhendajat määratud, allkirjastab individuaalse tööplaani isik, kes kõrgkooli õppekorralduseeskirjast lähtuvalt kinnitab välismaale õppima siirduvate üliõpilaste õppeplaane;
  • üritusele registreerimise kinnitus või vastuvõtja ametlik kutse või kinnituskiri (va juhul, kui vastuvõtja puudub); raamatukogus, arhiivis, muuseumis vmt töötamise korral väljavõte asutuse kodulehelt, millelt selgub, et stipendiaadil on stipendiumi perioodil ligipääs selle teenustele;
  • osavõtutasu hüvitamise taotlemisel osavõtutasu suurust tõendav dokument, kui osavõtutasu on juba tasutud, siis ka maksmist tõendav dokument.

Dokumendid esitatakse taotlussüsteemi kaudu skaneeritud koopiana. Sihtasutus võib kontrollida nende vastavust algdokumentidele. Peale esitatud dokumentide läbi vaatamist koostab SA Archimedes kontaktisik stipendiumi suurust ja kasutamise tingimusi sätestava lepingu. Stipendiumi ettemakse tehakse peale lepingu sõlmimist.

Peale õpirännet tuleb sihtasutusele esitada stipendiumi kasutamist tõendavad dokumendid:

  • Vastuvõtva asutuse või ürituse korraldaja ametlik kinnituskiri, millel on välismaal õppimise või töötamise periood kuupäevaliselt välja toodud, või Eesti juhendaja/otsese juhi kinnituskiri ja sõidupiletid, mis tõendavad õpirändel osalemist lepingus toodud kuupäevadel (ainult juhul, kui puudub vastuvõttev asutus ja nii on lepingus kokku lepitud). Kinnituskiri on kõige tähtsam dokument!
  • Kui on taotletud osavõtutasu, tuleb esitada osavõtutasu arve ja maksmist tõendav dokument (ei pea uuesti esitama, kui on esitatud juba taotlemisel). 
  • Kui taotlusega on esitatud ürituse programmi esialgne versioon, tuleb pärast õpirännet esitada lõplik programm.

Stipendiumi kasutamist tõendavad dokumendid tuleb esitada 15 päeva jooksul peale õpirändelt saabumist.

Stipendiumi kasutamist tõendavad dokumendid tuleb 15 kalendripäeva jooksul pärast õpirändelt saabumist esitada taotluskeskkonnas taotluse juures oleva aruandevormi kaudu (www.archimedes.ee/taotlused). Paberkandjal dokumendid tuleb taotluskeskkonnas esitada skaneeritud koopiana, sihtasutus võib kontrollida nende vastavust algdokumendile.

Dora Pluss lühiajaliste õpirännete toetuste kontaktisikuks sihtasutuses Archimedes on Ivo Mattus (email: ivo.mattus@archimedes.ee, tel. 730 0121).

Viimati uuendatud: 04.09.2018